Accès à l’information

La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

L’adjoint au directeur général, Mme Sylvianne Lessard, est responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après Loi sur l’accès) au CRDITED de Montréal.

À ce titre, elle doit assurer l’accès aux documents du CRDITED de Montréal et veiller à ce que les renseignements personnels ne soient divulgués que dans les conditions et aux seules personnes autorisées par la loi.

Les obligations de la responsable de l’accès

Selon la Loi sur l’accès, la responsable de l’accès à l’information doit, avec diligence et au plus tard dans les 20 jours suivant la date de réception d’une demande (extrait de l’article 47) : • donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d’informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit ;

• informer le requérant des conditions particulières auxquelles l’accès est soumis, le cas échéant ;

• informer le requérant que l’organisme ne détient pas le document demandé ou que l’accès au document ne peut lui être donné en tout ou en partie ;

• informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d’un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte ;

• informer le requérant que l’existence des renseignements demandés ne peut être confirmée ;

• informer le requérant qu’il s’agit d’un document auquel le droit d’accès est restreint ;

• informer le requérant qu’un tiers concerné par la demande ne peut être avisé par courrier et qu’il doit l’être par avis public ;

• informer le requérant que l’organisme s’adressera à la Commission d’accès à l’information du Québec afin de demander l’autorisation de ne pas tenir compte de la demande conformément à l’article 137.1 de la loi sur l’accès.

Si le délai de 20 jours ne peut pas être respecté, la responsable de l’accès à l’information peut le prolonger d’une période n’excédant pas 10 jours. Elle doit alors en informer le requérant par courrier avant l’expiration du délai de 20 jours.

Note : Ce délai de 20 jours s’applique uniquement aux demandes soumises à la responsable de l’accès à l’information dans le cadre de la Loi sur l’accès.

Les documents visés par la Loi sur l’accès

La Loi sur l’accès s’applique à tous les documents que le CRDITED de Montréal a en sa possession dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par lui même ou par un tiers, et ce, peu importe leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle ou technologique.

Il faut préciser que cette loi s’applique seulement aux documents existants du CRDITED de Montréal. Par conséquent, le CRDITED de Montréal n’a pas l’obligation de produire, par exemple, un rapport statistique ou un tableau synthèse sur la clientèle si un tel document n’existe pas.

Des restrictions au droit d’accès

La responsable de l’accès à l’information peut refuser de communiquer un document ou d’en confirmer l’existence si le document en question contient des renseignements ayant des incidences sur les domaines d’activités suivants : relations intergouvernementales, négociations entre organismes publics, économie, décisions administratives ou politiques et vérification.

Présenter une demande d’accès

Le formulaire « Demande d’accès à un renseignement personnel ou à un document administratif » peut être utilisé pour présenter une demande d’accès à l’information. L’usage de ce formulaire n’est cependant pas obligatoire. Toutefois, pour des raisons d’efficacité dans la gestion des demandes formulées en vertu de la Loi sur l’accès, le CRDITED de Montréal recommande que de telles demandes soient transmises par écrit et soumises directement à la responsable de l’accès à l’information, dont vous trouverez les coordonnées ci-dessous.

Avis : Bien qu’une demande d’accès puisse être formulée verbalement ou par écrit, il importe de préciser que seule une décision faisant suite à une demande présentée par écrit peut faire l’objet d’une révision par la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour être recevable, une demande d’accès à un document ou à un renseignement personnel doit être suffisamment précise pour permettre à la responsable de l’accès à l’information de repérer ce document ou ce renseignement.

La demande doit être signée et transmise à la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, dont voici les coordonnées :

Mme Sylvianne Lessard, adjointe au directeur général

Tél. : 514-387-1234 - Téléc. : 514-387-8715

Dès que la responsable de l’accès à l’information reçoit une demande, elle en accuse réception et informe le requérant du délai que la loi lui impose pour y donner suite.

Elle l’informe également des recours qu’il peut exercer à la Commission d’accès à l’information du Québec, s’il y a lieu.

Le CRDITED de Montréal peut demander à une personne qui désire obtenir une copie d’un document de payer des frais dont le montant n’excède pas le coût de transcription, de reproduction ou de transmission du document demandé. Le montant des frais exigibles et les modalités de paiement sont prévus dans le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. Ces frais sont indexés annuellement.

Le montant exigé est indiqué dans la lettre que fait parvenir la responsable de l’accès à l’information au requérant et cette lettre sert alors de facture. Sur réception du paiement fait à l’ordre du CRDITED de Montréal, la responsable de l’accès à l’information expédie au requérant les documents demandés. Au besoin, des pièces d’identité comportant la signature peuvent être demandées aux fins d’identification du requérant.

Pour obtenir de l’aide sur la façon de formuler une demande d’accès ou d’identifier un document, ou tout simplement pour obtenir des précisions sur l’application de la Loi sur l’accès au CRDITED de Montréal, vous pouvez communiquer avec le bureau de la responsable de l’accès au 514 387-1234.

Pour consulter un document dans les locaux du CRDITED de Montréal Les documents détenus par le CRDITED de Montréal peuvent être consultés sans frais au bureau de la responsable de l’accès à l’information pendant les heures de bureau. Toutefois, il est essentiel de prendre un rendez vous, notamment parce que les dossiers ne sont pas tous conservés dans les locaux principaux du CRDITED de Montréal. Il faut donc prévoir un délai minimal pour que ces dossiers soient acheminés au bureau de la responsable.

Mesures d’accommodement pour les personnes handicapées

Lorsque le requérant est une personne handicapée, le CRDITED de Montréal, prend, sur demande du requérant, des mesures d’accommodement raisonnables au regard de la nature de son handicap, pour lui permettre d’exercer le droit prévu par la Loi sur l’accès.

Formulaire d’accès à l’information